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ワードで作成した文章内容を見直してもらいたい時などに、文章の校閲オプションを設定して依頼すると、文章の作成者も添削者も前後が目で見てよく分かるので便利なものです。

Word 2007 を使用して「校閲」を設定してみましょう。

下記のファイルは校閲についての手順を記述していますので、参照してみてください。(PDF ファイル137KB)

kousei.pdf

アイコンを右クリックするといろいろなコマンドが表示されることはご存じだと思います。
よく使うものとしてファイルをコピーするときに使う「コピー」、ファイル名を変更する場合の「名前の変更」や削除するときの「削除」などがありますが、このれら中に「送る」メニューがあります。

この「送る」メニューはさらにコマンドがあり「デスクトップ(ショートカットを作成)」、「マイドキュメント」、「メール受信者」、「CD/DVDドライブ」やソフトウェアのインストールによっては「RecordNow!」、「圧縮(Zipファイル)フォルダー」などへの送り出しコマンドがあります。

この「送る」-「メール受信者」の順にクリックすると、メーラーが起動していないときでも自動的に立ち上がり、添付ファイルとして作成してくれます。あとは宛先人アドレス、件名、本文を記載すればファイルを添付したメールが送信できます。

これとおなじ使い方として、Office 製品やAdobe Reader など各種ソフトウェアのファイルメニューの中にもありますので活用してみましょう。

旧版の Office では PDF ファイルに書き出す場合には、各種の有料/無料の PDF プログラムを使用して書き出してきました。Microsoft 社は 2006年秋、 Microsoft Office 2007 用に Addin ソフトウェアをリリースしています。

ダウンロード先:2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン

これをインストールすると、Office ボタンの「名前を付けて保存する」の項に「PDF または XPS」が新しく作成されます。この文書を PDF ファイルへ書き出すと容易に、短時間で互換性のあるファイルが作成できます。

PDF ファイルとして作成された文書はインターネット上へ公開したり、メールに添付して送信することができます。

Office 2007 を持っていない人に見てもらう場合には、互換文書に変換したり、互換性の確認をしたりと小難しい作業が必要ですが、これ一発で互換性のあるファイルを作成することは実に楽な作業となります。