エクセル: 2008年11月アーカイブ

アイコンを右クリックするといろいろなコマンドが表示されることはご存じだと思います。
よく使うものとしてファイルをコピーするときに使う「コピー」、ファイル名を変更する場合の「名前の変更」や削除するときの「削除」などがありますが、このれら中に「送る」メニューがあります。

この「送る」メニューはさらにコマンドがあり「デスクトップ(ショートカットを作成)」、「マイドキュメント」、「メール受信者」、「CD/DVDドライブ」やソフトウェアのインストールによっては「RecordNow!」、「圧縮(Zipファイル)フォルダー」などへの送り出しコマンドがあります。

この「送る」-「メール受信者」の順にクリックすると、メーラーが起動していないときでも自動的に立ち上がり、添付ファイルとして作成してくれます。あとは宛先人アドレス、件名、本文を記載すればファイルを添付したメールが送信できます。

これとおなじ使い方として、Office 製品やAdobe Reader など各種ソフトウェアのファイルメニューの中にもありますので活用してみましょう。

旧版の Office では PDF ファイルに書き出す場合には、各種の有料/無料の PDF プログラムを使用して書き出してきました。Microsoft 社は 2006年秋、 Microsoft Office 2007 用に Addin ソフトウェアをリリースしています。

ダウンロード先:2007 Microsoft Office プログラム用 Microsoft PDF/XPS 保存アドイン

これをインストールすると、Office ボタンの「名前を付けて保存する」の項に「PDF または XPS」が新しく作成されます。この文書を PDF ファイルへ書き出すと容易に、短時間で互換性のあるファイルが作成できます。

PDF ファイルとして作成された文書はインターネット上へ公開したり、メールに添付して送信することができます。

Office 2007 を持っていない人に見てもらう場合には、互換文書に変換したり、互換性の確認をしたりと小難しい作業が必要ですが、これ一発で互換性のあるファイルを作成することは実に楽な作業となります。

Excel データベース上にデータを入力する場合、そのセルに入力規則を割り当て入力させる便利な方法があります。例えば、別に指定した担当者名簿リストのテーブルを参照させ、その中から該当者を選択して入力するなどが考えられます。

使い方(例 Excel 2007 の場合)

1. 作業用のデータベースとは別に参照されるデータを作成します。そのセルを範囲選択します
2. 選択状態で右クリックします
3. 「範囲に名前を付ける」を選択します
4. ウインドウが開きますので、名前(N)に "担当者" と指定し、コメントには分かり易い説明を入れます。参照範囲は選択された範囲が絶対参照で指定されているのが分かりますね
5. 作業用データベースの該当する入力セルを選択します
6. [データの入力規則] をクリックすると、同ウィンドウが開きます
7. 入力規則の種類(A)では、「リスト」を選択し、元の値(S)には "=担当者" を入力して、OKします。
8. このセルの書式をコピーし、データベースの必要なセル分に「入力規則」のみを貼り付けます

データの入力は、そのセルを選択すると右側にプルダウンのアイコンが表示されますので、これをクリックして、表示されたリストから該当を選択します。

参照するデータに増減などで参照範囲が変更となった場合には、この参照するテーブルの絶対参照の値を修正します。データそのものの変更はそれを修正します。ワークシートが隠されている場合には、"　Excel ワークシートを表示したり非表示にしたりできます 　" も参照ください。

参照範囲の修正方法(Excel 2007 のは場合)

1. リボンメニューの[数式]タブを選択し、[定義された名前]グループの「名前の管理」をクリックすると、登録済みの名前が表示されますので該当の名前をクリックして、[編集]します。
2. 参照範囲(R) の内容を変更して、OKすれば変更が登録されます 
3. または、再度作成して上書きします
   

参照範囲の修正方法(Excel 2000 の場合)

1. いずれかのワークシート上で、[挿入] - [名前] - [定義]の順に開きます
2. [名前の定義]  ウィンドウが開きますので、該当のリスト名をクリックして、最下段の参照範囲のデータを修正して、OKをクリックします
3. または、新規に作成して上書きします

Excel を使用してデータベース処理しようとする時などで、ワークシートを非表示にしたくなることがありませんか?

その場合には、
Visual Basic を起動し、「表示」メニューの「プロパティ ウィンドウ」を開きます。
該当のワークシート名をクリックして、Visible 項目をクリックするとプルダウンメニューが表示されますので、 "0 - xlSheetHidden"を選択すればワークシートを隠すことができますし、"-1 - xlSheetVisible" を選択すれば表示されます。

Excel 2003 までは「ツール」メニューの中に「マクロ」があって、その中に Visual Basic を起動できるようになっていましたが、Excel 2007 では　Visual Basic を起動する方法が「開発」タブ内へ変わりました。

Excel 2007 の初期のリボンメニューには、「開発」タブが表示されていません。
Office ボタンをクリックして、最下段の「Excel のオプション(I)」をクリックして開きます。
基本設定項目ページの「Excel 使用に関する基本オプション」項目の "□「開発」タブをリボンに表示する" の項にチェックマークを入れて、OKをクリックすればリボンメニューに登録されます。

この「開発」タブをクリックすれば、Visual Basic や Macro その他プログラミングの項目が見つかります。